ORGANISER UN EVENEMENT

Mis à jour le 06/04/2022

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Un dossier très complet avec de nombreux articles : Pourquoi une manifestation associative ? Choisir sa manifestation associative, Les objectifs d'une manifestation associative, Préparation de la manifestation, Organisation logistique, Financement d'une manifestation, Communiquer sur un événement...

Lorsqu'une association souhaite organiser une manifestation temporaire sur la voie publique (autre qu'une compétition sportive), elle doit déclarer préalablement la manifestation au maire ou au préfet.

La déclaration doit être faite au moins 3 jours francs et au maximum 15 jours francs avant la date de l'événement. Il est conseillé d'engager la procédure très en amont, entre un à deux mois avant, de manière à pallier toute difficulté ou incompréhension.

L'autorité publique vérifie que les points suivants sont bien respectés :

• Les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des personnes et des biens sont prévues par l'association (relation avec les pompiers, mise en place éventuelle d'un poste de secours, etc).
• Les installations prévues (tentes, enceintes, gradins, scènes, manèges, etc.) répondent aux obligations légales et réglementaires de sécurité.
• L'association a souscrit les assurances nécessaires en cas de mise en jeu de sa responsabilité.
• L'association a prévu, si nécessaire, les mesures utiles pour remettre en état la voie publique à l'issue de l'événement.

L'administration peut demander des modifications (horaires, parcours, etc.). Elle peut également apporter son soutien technique (prêt de matériel, mise à disposition de personnels techniques, prêt de salles, etc.). Les forces de police ou de gendarmerie peuvent contribuer à la concrétisation des dispositifs de sécurité.

Une manifestation sportive organisée sur la voie publique est soumise à déclaration si elle remplit l'une des 2 conditions suivantes :

• La manifestation consiste en des épreuves, courses ou compétitions chronométrées donnant lieu à un classement 
• La manifestation ne consiste pas en des épreuves chronométrées et regroupe plus de 100 participants

Une association organisant une manifestation, où seront diffusées des œuvres musicales qui ne sont pas tombées dans le domaine public, doit demander à leurs auteurs l’autorisation de les diffuser en public et leur verser une rémunération (droits d’auteur). C’est la SACEM qui délivre cette autorisation, perçoit les droits d’auteurs et les répartit entre les créateurs et les éditeurs de musique.

L’association doit, 15 jours avant la manifestation, déclarer celle-ci à la délégation de la Sacem du lieu de la séance. La Sacem lui délivre un contrat général de représentation l’autorisant à utiliser en public toutes les œuvres de son répertoire. Ce contrat doit être signé et retourné avant la représentation. Dans les 10 jours qui suivent la manifestation, l’association doit adresser à la délégation de la Sacem l’état des recettes réalisées et les dépenses engagées, ainsi que le programme des œuvres diffusées, pour permettre le calcul des droits. Quels que soient l’origine, la durée, le nombre et le genre des œuvres musicales diffusées au cours de la manifestation, les droits sont calculés en proportion des recettes réalisées et/ou des dépenses engagés.

Les associations sont nombreuses à souhaiter vendre des boissons, alcoolisées ou non, à l’occasion de manifestations auxquelles elles participent ou organisent. Ce peut être un moyen de financer les missions sociales. Certaines associations peuvent même ouvrir des lieux permanents de vente de boissons (bars, restaurants…). Des règles existent en fonction de ces différents cas.

En principe, en dehors de la loterie nationale et des casinos, les jeux d'argent sont interdits. Toutefois, les loteries ou tombolas et lotos traditionnels sont autorisés sous certaines conditions.

Sont autorisés : 

• les loteries organisées exclusivement destinées à des actes de bienfaisance, à l'encouragement des arts et au financement d'activités sportives à but non lucratif. Elles sont cependant soumises à autorisation du maire de la commune où est situé le siège social de votre association.
• les lotos traditionnels à condition qu'ils soient organisés dans un cercle restreint, en général dans un cadre associatif ;
• les loteries foraines à condition d'offrir exclusivement des lots en nature, d'une valeur maximale égale à 30 fois la mise initiale qui ne peut excéder 1,5 € ;
• les jeux télévisés.